Esta Política de Privacidade foi desenvolvida para apoiar a Maria Maia Unipessoal LDA, entidade legal com o NIPC 516 247 298, com sede na Rua Manuel Assunção Falcão, Armazém 9, 4475-088 Maia (doravante "AMORETTA"), na adaptação da sua atividade ao Regulamento Geral de Proteção de Dados, aprovado pelo Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 ("RGPD").
Esta política é complementada por outras relativas a segurança, relevantes para a atividade da empresa, descrevendo, em conjunto, a abordagem da AMORETTA à segurança da informação e à privacidade.
Os termos "Privacidade", "Privacidade de Dados" e "Proteção de Dados" podem ser usados de forma intercambiável, por estarem associados a um conjunto complexo de requisitos legais aplicáveis aos Dados Pessoais, que vai além da segurança e confidencialidade dos dados. Inclui, por exemplo, requisitos de transparência sobre o uso e a retenção de dados.
O cumprimento desta política é obrigatório, pelo que todos os Profissionais e Parceiros têm a responsabilidade individual de assegurar o seu cumprimento e, se necessário, devem procurar esclarecimentos junto dos respetivos líderes de equipa.
É da responsabilidade da AMORETTA definir os mecanismos adequados para assegurar o cumprimento desta política.
O cumprimento desta política pode ser monitorizado através de inspeções, auditorias e/ou pedidos de confirmação escrita de conformidade, sendo todas as áreas responsáveis por avaliar regularmente o seu cumprimento dentro da sua área de responsabilidade.
Nesse sentido, qualquer colaborador que viole esta política fica sujeito a ação disciplinar.
Esta política tem por base os princípios estabelecidos no RGPD. Contudo, existem diferenças nacionais na aplicabilidade da proteção de dados e privacidade da AMORETTA quando os dados pessoais são tratados fora da UE, quando são recebidos dados pessoais provenientes de fora da UE, ou quando são tratados dados pessoais de cidadãos de países terceiros.
Em caso de dúvida, contacta a AMORETTA através dos contactos disponibilizados.
Princípios de Proteção de Dados
No âmbito da nossa atividade, tratamos Dados Pessoais: quer os recebamos no decurso de oportunidades de negócio, relações com clientes, atividades de marketing, ou num conjunto de outras atividades relacionadas e de suporte. Os dados podem ser recebidos diretamente de um Titular dos Dados (por exemplo, presencialmente, por correio, email, telefone ou outras fontes), incluindo através dos nossos clientes, parceiros, subcontratantes, responsáveis conjuntos pelo tratamento, prestadores de serviços de apoio e agências de referência de crédito.
Todos os profissionais e parceiros só devem solicitar a um Titular dos Dados os Dados Pessoais que sejam relevantes e necessários para cumprir uma finalidade e tarefa de negócio específica.
A AMORETTA compromete-se a cumprir os princípios de proteção de Dados Pessoais estabelecidos no RGPD, nomeadamente:
Licitude, lealdade e transparência: significa que temos de ter uma razão legítima para tratar Dados Pessoais, por exemplo, o consentimento do Titular dos Dados, ou o cumprimento de uma obrigação legal a que estamos sujeitos. Significa também que temos de informar claramente o Titular dos Dados sobre o tratamento;
Limitação da Finalidade: só podemos solicitar Dados Pessoais para finalidades específicas, explícitas e legítimas, não podendo tratá-los além da finalidade para a qual foram solicitados;
Minimização dos Dados: os Dados Pessoais tratados devem ser adequados, pertinentes e limitados ao necessário;
Exatidão: temos a obrigação de garantir que os Dados Pessoais são exatos e de os atualizar sempre que necessário;
Limitação da Conservação: não devemos conservar os Dados Pessoais por um período superior ao necessário para as finalidades para as quais são tratados, embora possamos conservar alguns para fins históricos e estatísticos;
Integridade e Confidencialidade: devemos ter em vigor controlos de segurança adequados para proteger os dados contra tratamento não autorizado ou ilícito, perda, destruição ou dano, incluindo medidas técnicas e organizativas, como processos definidos, formação e sensibilização;
Transferência lícita para fora do Espaço Económico Europeu: só transferimos Dados Pessoais para fora do EEE quando existem salvaguardas adequadas em vigor, como uma base contratual;
Direitos do Titular dos Dados: os Titulares dos Dados têm um conjunto de direitos que devemos respeitar (por exemplo, o direito de acesso a uma cópia dos dados que detemos e o direito de retirar o consentimento dado para fins de marketing direto).
Licitude e lealdade no tratamento
Sempre que Dados Pessoais são recolhidos, é necessário existir uma base legal para o respetivo tratamento. De acordo com o RGPD, temos de identificar pelo menos uma das seguintes razões para o tratamento de Dados Pessoais:
Consentimento: o Titular dos Dados deu consentimento para o tratamento dos mesmos para uma ou mais finalidades específicas;
Contratual: o tratamento é necessário para a execução de um contrato do qual o Titular dos Dados é parte, ou para diligências pré-contratuais;
Legal: o tratamento é necessário para cumprir uma obrigação legal a que o Responsável pelo Tratamento está sujeito;
Interesses vitais: o tratamento é necessário para proteger os interesses vitais do Titular dos Dados;
Interesse público: o tratamento é necessário para o exercício de uma missão de interesse público;
Interesses legítimos: o tratamento é necessário para os interesses legítimos do Responsável pelo Tratamento, exceto quando prevaleçam os interesses ou os direitos e liberdades fundamentais do Titular dos Dados.
Quando atuamos como Responsável pelo Tratamento, temos de garantir que dispomos de uma base legítima para recolher e tratar Dados Pessoais.
Em algumas situações, podemos atuar como Subcontratante em nome do nosso cliente, sendo nesse caso da responsabilidade do cliente garantir que tem uma razão legítima para tratar Dados Pessoais, a qual deve partilhar connosco. No entanto, devemos tomar medidas para garantir que o nosso contrato é claro quanto às nossas responsabilidades nesta matéria e que, se recolhermos Dados Pessoais diretamente dos Titulares dos Dados em nome do cliente, temos uma base legítima para o fazer.
Quando são tratadas Categorias Especiais de Dados, existe um conjunto adicional de condições a cumprir. Contacta a AMORETTA para mais orientações.
O RGPD exige que forneçamos aos Titulares dos Dados informação sobre o tratamento, de forma a garantir um tratamento leal e transparente. Sempre que recolhemos Dados Pessoais, temos de garantir que explicamos adequadamente por que motivo precisamos da informação e como a vamos tratar. Quando a informação é recolhida através do nosso website, esta é disponibilizada através de um "Aviso de Privacidade".
Qualquer outra informação que forneças ao recolhermos dados pessoais deve também estar disponível online. Consulta a nossa Política de Privacidade e Política de Cookies para mais informação.
Tratamento apenas para finalidades específicas
Sempre que recolhemos e tratamos Dados Pessoais, temos de garantir que os usamos apenas para as finalidades específicas comunicadas ao Titular dos Dados.
A AMORETTA nunca deve tratar Dados Pessoais para finalidades adicionais que não tenham sido comunicadas ao Titular dos Dados. Só assim estaremos esclarecidos quanto à finalidade do tratamento, devendo compreender as finalidades para as quais os nossos clientes possam ter recolhido os Dados Pessoais, ou contactar o Responsável pela Privacidade.
Tratamento adequado, pertinente e limitado
Ao recolher e tratar Dados Pessoais, temos de seguir o princípio da minimização de dados. Isto significa que devemos recolher apenas a quantidade mínima de Dados Pessoais necessária para desempenhar uma tarefa específica.
Além disso, temos de garantir que dispomos de uma quantidade adequada de dados pessoais para desempenhar corretamente uma tarefa específica. Por exemplo, recolher apenas os dados necessários para identificar uma pessoa.
Isto aplica-se também a qualquer partilha e outras atividades de tratamento. É importante minimizar os dados detidos e tratados; devemos garantir que, ao partilhar dados interna ou externamente, ou ao usá-los em atividades como testes, usamos/partilhamos apenas a quantidade mínima em cada caso.
Exatidão dos dados pessoais
Temos a obrigação de garantir que os Dados Pessoais são mantidos exatos e atualizados. Devemos garantir que existem processos adequados para manter os dados exatos sempre que necessário (por exemplo, de profissionais ou clientes atuais e potenciais, detidos pelas áreas relevantes).
Quando atuamos como Responsável pelo Tratamento em relação a um cliente, não seremos obrigados a implementar mecanismos para manter esses dados atualizados; essa será responsabilidade do Responsável pelo Tratamento, ou seja, do nosso cliente.
Conservação de Dados Pessoais
Os Dados Pessoais não devem ser conservados por mais tempo do que o necessário. Isto significa que temos de definir e aplicar períodos máximos de conservação para os Dados Pessoais que tratamos, e implementar processos para os eliminar após esse prazo. Podem, assim, aplicar-se os seguintes períodos de conservação:
(i) durante o tempo necessário para a atividade ou serviços relevantes;
(ii) qualquer período de conservação exigido por lei;
(iii) até ao final do período em que possam surgir litígios ou investigações relacionadas com os serviços; ou
(iv) pelo período mínimo previsto no contrato.
Direitos do Titular dos Dados
O RGPD exige que informemos os indivíduos sobre os Dados Pessoais que recolhemos, as finalidades e os meios pelos quais são tratados. Esta informação é disponibilizada sob a forma de um "Aviso de Privacidade".
a) Direito de Acesso
O Titular dos Dados tem o direito de solicitar ver os Dados Pessoais que detemos sobre si, as finalidades do tratamento e as categorias de dados em causa.
Devemos notificar o Titular dos Dados sobre os destinatários com quem vamos partilhar os seus dados, especialmente se o destinatário estiver noutro país ou fizer parte de uma organização internacional.
Sempre que possível, definiremos o período pelo qual os dados serão conservados para cumprir finalidades de negócio.
Devemos informar o Titular dos Dados sobre a existência do direito de oposição ao tratamento e do seu direito de retificação e apagamento.
Devemos informar o Titular dos Dados sobre a existência do seu direito de reclamação junto de uma autoridade de controlo.
Quando os dados são recolhidos junto de terceiro que não o próprio Titular dos Dados, devemos informar o Titular dos Dados sobre a origem desses dados.
Devemos garantir que dispomos de processos para identificar e responder a pedidos de acesso dos Titulares dos Dados sem demora injustificada, e o mais tardar no prazo de um mês.
b) Direito de retificação
Os Titulares dos Dados têm o direito de ver corrigidos os dados inexatos, e a AMORETTA fará todos os esforços para o fazer prontamente.
c) Direito ao apagamento
Os Titulares dos Dados têm o direito de obter do Responsável pelo Tratamento o apagamento dos seus dados ("direito ao esquecimento"). A AMORETTA fará o possível para apagar prontamente quaisquer dados detidos, exceto quando exista uma obrigação legal de os conservar. Se receberes um pedido de um Titular dos Dados, contacta primeiro o Responsável pela Privacidade antes de apagar quaisquer dados.
d) Direitos das crianças
Todos os indivíduos, incluindo crianças, estão protegidos pelo RGPD. Para crianças com menos de 13 anos, não devemos tratar os seus Dados Pessoais com base no seu consentimento, salvo autorização dos titulares da responsabilidade parental.
e) Marketing
Podemos, por vezes, enviar aos nossos clientes e parceiros material de marketing para os informar sobre serviços, eventos futuros ou outras atividades que possam ser do seu interesse, devendo nesse caso garantir-lhes o direito de retirar o seu consentimento a qualquer momento, caso não desejem ser contactados dessa forma.
Devemos também garantir que existem processos em vigor para assegurar que todas as preferências de participação são registadas e respeitadas.
Segurança dos Dados Conservados
A AMORETTA manterá a segurança dos dados protegendo a Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade dos Dados Pessoais, em que:
Confidencialidade significa que só pessoas autorizadas podem aceder aos dados;
Integridade significa que os Dados Pessoais devem ser exatos e adequados às finalidades para as quais são tratados;
Disponibilidade significa que os utilizadores autorizados devem conseguir aceder aos dados sempre que necessitem deles para as finalidades autorizadas.
Divulgação de Dados
Todos os profissionais e parceiros devem evitar qualquer divulgação inadequada de Dados Pessoais e cumprir os nossos deveres gerais relativos à Confidencialidade.
É permitido:
a) Divulgar Dados Pessoais a terceiros apenas mediante instrução ou quando dispomos de uma base legítima para o fazer, e não existam restrições em vigor.
b) Divulgar Dados Pessoais a terceiros no caso de vendermos ou comprarmos qualquer negócio ou ativos, ou quando somos responsáveis conjuntos pelo tratamento no âmbito de uma joint venture.
c) Partilhar Dados Pessoais com um terceiro que trate dados em nosso nome, o que pode incluir a transferência de dados para um país terceiro.
Em geral, os Dados Pessoais podem ser divulgados:
a) A Profissionais ou agentes, para que possam desempenhar as suas funções enquanto tal.
b) Quando a não divulgação prejudicasse a prevenção ou deteção de crime, o julgamento de infratores, ou a avaliação ou cobrança de qualquer imposto ou taxa. A AMORETTA deve dispor de motivos adequados para divulgar dados ao abrigo desta categoria, de forma a evitar procedimento criminal. Todas as divulgações devem ser justificadas e documentadas.
Para fins legais, os dados podem ser divulgados se:
a) Exigido por lei, estatuto ou decisão judicial.
b) Para efeitos de obtenção de aconselhamento jurídico;
c) No contexto ou para efeitos de processos judiciais, ou quando necessário para defender um direito legal.
d) Para salvaguardar a segurança nacional.
Transferência internacional de Dados Pessoais
A AMORETTA pode transferir Dados Pessoais para um país terceiro ou organização internacional. Os Dados Pessoais que detemos podem também ser tratados por colaboradores a operar num país terceiro, ou por um dos nossos fornecedores.
Devemos garantir que se aplica, pelo menos, uma das seguintes condições:
a) O país para o qual os Dados Pessoais são transferidos assegura um nível de proteção adequado dos direitos e liberdades dos Titulares dos Dados, conforme decidido pela Comissão Europeia.
b) São fornecidas salvaguardas adequadas (por exemplo, cláusulas contratuais-tipo de proteção de dados).
c) O Titular dos Dados deu consentimento explícito para a transferência, após ter sido informado dos riscos possíveis.
d) A transferência é necessária por uma das razões previstas no RGPD, incluindo a execução de um contrato entre a AMORETTA e o Titular dos Dados, ou para proteger os interesses vitais do Titular dos Dados.
e) A transferência é legalmente exigida por razões importantes de interesse público, ou para a declaração ou defesa de um direito legal.
Informação de registo, cookies e web beacons
O website da AMORETTA usa cookies para distinguir os seus utilizadores. A AMORETTA recolhe informação padrão de registo de internet, incluindo o teu endereço IP, tipo e idioma do navegador, horários de acesso e endereços de websites de referência.
Para garantir que o nosso website é bem gerido e para facilitar a navegação, a AMORETTA ou os seus prestadores de serviços podem também usar cookies (pequenos ficheiros de texto guardados no navegador do utilizador) ou web beacons (imagens eletrónicas que permitem ao nosso website contar visitantes que acedem a um website e certos cookies) para recolher dados agregados.
Informação sobre Colaboradores
Recolha e Armazenamento
Enquanto entidade empregadora, a AMORETTA recolhe, trata e armazena dados pessoais de colaboradores, prestadores de serviços, consultores e candidatos. O Departamento de Recursos Humanos e outros departamentos que tratem Dados Pessoais de colaboradores devem verificar e documentar a base legal do respetivo tratamento. Os Dados Pessoais de colaboradores só devem ser tratados quando exista uma finalidade válida e legítima para o fazer.
Os dados pessoais relativos aos nossos colaboradores são recolhidos através de vários canais e formatos, tais como: formulários de candidatura; formulários eletrónicos (por exemplo, durante o processo de recrutamento); registos de dados; imagens de videovigilância; fotografias de equipa, incluindo cartões de identificação; dados de outras fontes (por exemplo, empregadores anteriores); verificações de crédito e verificações de segurança; entre outros.
A criação e o armazenamento de dados pessoais relativos aos nossos colaboradores ocorre através de vários canais e formatos, tais como: recibos de vencimento; registos de avaliação; contratos de trabalho; emails; registos de doença; entre outros.
Formação e Sensibilização
Comprometemo-nos a fornecer formação adequada sobre proteção de dados pessoais a todos os colaboradores. Sempre que necessário, disponibilizaremos formação e sensibilização adaptadas a cada indivíduo, de acordo com a sua função.
Desenho de processos e mudanças
Para todos os novos sistemas e procedimentos de negócio propostos que envolvam Dados Pessoais, deve ser ponderado se é necessária uma avaliação de impacto sobre a privacidade e a segurança da informação, de forma a identificar riscos e controlos.